Regulamin usługi ProdQ Box

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z usługi ProdQ Box świadczonej przez ProdQ z siedzibą w Polsce (dalej: Usługodawca). Kontakt: support@prodq.app, tel. +48 791 336 091.

2. Definicje

• ProdQ Box — urządzenie serwerowe z preinstalowanym oprogramowaniem ProdQ, sprzedawane Klientowi w ramach Opłaty wdrożeniowej. Urządzenie przechodzi na własność Klienta z chwilą zapłaty Opłaty wdrożeniowej.
• Usługa — licencja na oprogramowanie MES do zarządzania produkcją CNC (ProdQ CNC Production System) działające na urządzeniu ProdQ Box stanowiącym własność Klienta, wraz z aktualizacjami, kopiami zapasowymi, zdalnym dostępem, wsparciem technicznym i opieką serwisową nad urządzeniem.
• Abonament — cykliczna opłata za korzystanie z Usługi, rozliczana miesięcznie albo rocznie.
• Opłata wdrożeniowa — jednorazowa opłata za konfigurację urządzenia pod warsztat Klienta, zdalny onboarding i pomoc w podłączeniu maszyn.
• Program testów — kwalifikowany nabór warsztatów do wdrożeń prowadzonych osobiście przez Usługodawcę, z ceną założycielską Abonamentu.
• Klient — osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub osoba prawna, która zamówiła Usługę.

3. Urządzenie i opieka serwisowa

• Urządzenie ProdQ Box jest sprzedawane Klientowi w ramach Opłaty wdrożeniowej i przechodzi na jego własność z chwilą zapłaty. Klient zobowiązuje się używać urządzenia zgodnie z przeznaczeniem i instrukcją.
• Przez cały okres trwania Umowy urządzenie jest objęte opieką serwisową w ramach Abonamentu: awarię niezawinioną przez Klienta Usługodawca usuwa przez naprawę lub wymianę na urządzenie zastępcze w terminie do 5 dni roboczych od zgłoszenia, bez dodatkowych opłat. Dane produkcyjne Klient odtwarza z własnej kopii zapasowej (nośnik USB) z pomocą Usługodawcy.
• Klient odpowiada za uszkodzenia mechaniczne, zalanie, przepięcia i utratę urządzenia; koszt naprawy lub wymiany w takim przypadku jest wyceniany indywidualnie.
• Po zakończeniu Umowy urządzenie pozostaje własnością Klienta, a opieka serwisowa wygasa. Oprogramowanie przechodzi w tryb odczytu zgodnie z pkt 6; dane produkcyjne pozostają u Klienta (kopia zapasowa, eksport).

4. Program testów i cena założycielska

• Udział w Programie testów wymaga zgłoszenia przez formularz na stronie prodq.app i kwalifikacji przez Usługodawcę. Liczba miejsc w każdej edycji jest ograniczona.
• Uczestnik Programu testów korzysta z ceny założycielskiej Abonamentu w wysokości 690 zł netto miesięcznie (848,70 zł brutto z VAT 23%), obowiązującej przez cały czas trwania Umowy i jej kontynuacji, niezależnie od późniejszych zmian cennika.
• Pozostałe warunki Usługi, w tym Opłata wdrożeniowa i minimalny okres Umowy, obowiązują uczestników Programu testów na zasadach ogólnych.

5. Opłaty i płatności

• Opłata wdrożeniowa wynosi 2 990 zł netto (3 677,70 zł brutto z VAT 23%) i jest płatna jednorazowo przed dostarczeniem urządzenia. Obejmuje urządzenie ProdQ Box (sprzedaż na własność Klienta) oraz usługę wdrożenia; na fakturze pozycje te są wykazywane osobno.
• Abonament wynosi 890 zł netto miesięcznie (1 094,70 zł brutto) przy rozliczeniu miesięcznym albo 790 zł netto miesięcznie (971,70 zł brutto) przy płatności za 12 miesięcy z góry (9 480 zł netto rocznie).
• Abonament obejmuje: licencję na oprogramowanie ProdQ CNC Production System dla maksymalnie 20 maszyn CNC, cotygodniowe aktualizacje, wsparcie techniczne, zdalny dostęp do systemu przez szyfrowane połączenie HTTPS, mechanizm kopii zapasowych oraz opiekę serwisową nad urządzeniem (pkt 3).
• Ceny podano w złotych polskich netto; do cen dolicza się podatek VAT według obowiązującej stawki. Faktury VAT są wystawiane i doręczane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF); płatność przelewem na rachunek wskazany na fakturze.
• Wizyta wdrożeniowa na miejscu u Klienta oraz prace programistyczne wykraczające poza standardowe adaptery są wyceniane osobno.

6. Okres umowy i wypowiedzenie

Umowa jest zawierana na minimalny okres 12 miesięcy liczony od dnia aktywacji Usługi. Po upływie tego okresu Umowa przechodzi na czas nieokreślony.

• Po upływie minimalnego okresu każda ze stron może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego.
• Wypowiedzenie Klient zgłasza mailowo na adres support@prodq.app.
• Po zakończeniu Umowy dostęp do oprogramowania zostaje ograniczony do trybu odczytu na 14 dni, aby umożliwić eksport danych, a następnie wyłączony. Urządzenie pozostaje własnością Klienta.
• Dane produkcyjne pozostają własnością Klienta i mogą zostać wyeksportowane (XLSX, kopia zapasowa) przed zakończeniem Umowy.

7. Zawieszenie usługi

• W przypadku braku zapłaty faktury w terminie Usługodawca przypomina Klientowi o płatności; po bezskutecznym upływie terminu rozpoczyna się okres przejściowy.
• Po tym okresie Usługa przechodzi w tryb ograniczony (grace period) na 14 dni — Klient może przeglądać dane, ale nie może dodawać nowych zleceń.
• Po upływie grace period Usługa zostaje zawieszona (tryb odczytu) do momentu uregulowania płatności.
• Usługodawca zastrzega sobie prawo do wypowiedzenia umowy po 60 dniach braku płatności.

8. Dane i prywatność

• ProdQ Box przechowuje i przetwarza dane produkcyjne Klienta (zlecenia, rysunki, programy NC, ceny) lokalnie, na urządzeniu znajdującym się fizycznie u Klienta. Poza przypadkami opisanymi poniżej Usługodawca nie przenosi tych danych poza urządzenie.
• Poza sieć Klienta urządzenie łączy się w celach technicznych: status urządzenia i licencji (heartbeat); logi, diagnostyka i wyniki komend serwisowych na żądanie wsparcia; zdalny dostęp dla użytkowników Klienta i dla wsparcia Usługodawcy oraz awaryjny terminal serwisowy; aktualizacje, odnawianie certyfikatu i rekord DNS; raporty błędów i próbki wydajności (bez konta użytkownika i adresów e-mail; mogą zawierać fragmenty logów i adresy żądań, np. nazwy programów NC, zleceń lub materiałów); alerty o stanie urządzenia i kopii zapasowych (przez usługę zarządzania flotą Usługodawcy). Ponadto urządzenie przesyła dane w ramach integracji włączonych przez Klienta (KSeF, poczta) oraz raporty diagnostyczne połączenia z maszyną (przez tę samą usługę) i opinie wysłane przez użytkownika z aplikacji, a przeglądarka użytkownika pobiera kalendarz świąt z publicznego serwisu i sama wysyła raporty błędów i próbki wydajności aplikacji, z tymi samymi ograniczeniami co raporty i próbki urządzenia.
• Zdalny dostęp serwisowy Usługodawcy do urządzenia jest wykorzystywany wyłącznie do aktualizacji, diagnostyki i wsparcia technicznego.
• Klient ponosi odpowiedzialność za zabezpieczenie urządzenia w swojej sieci lokalnej oraz za przechowywanie nośnika kopii zapasowych i kodu odzyskiwania. Usługodawca przechowuje kopię kodu odzyskiwania wyłącznie w celu odtworzenia urządzenia po awarii.
• Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych określa Polityka prywatności.

9. Odpowiedzialność i ograniczenie odpowiedzialności

• System ProdQ stanowi narzędzie wspomagające zarządzanie produkcją. Nie jest systemem krytycznym ani jedynym źródłem informacji o procesach produkcyjnych.
• Klient zobowiązany jest do utrzymania alternatywnych metod zarządzania produkcją (np. dokumentacja papierowa, arkusze kalkulacyjne) na wypadek niedostępności Systemu.
• W najszerszym zakresie dopuszczalnym przez prawo Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody związane z działaniem, niedziałaniem lub niedostępnością Systemu, w szczególności za przestoje i wstrzymanie produkcji, utracone korzyści, opóźnienia w realizacji zleceń oraz utratę danych. Całkowita odpowiedzialność Usługodawcy jest ograniczona do wysokości opłat abonamentowych zapłaconych przez Klienta za ostatnie 3 miesiące.
• Klientowi nie przysługują roszczenia odszkodowawcze ani roszczenia o obniżenie lub zwrot opłat z tytułu przestojów produkcyjnych lub niedostępności Systemu.
• Powyższe wyłączenia nie dotyczą szkody wyrządzonej przez Usługodawcę umyślnie (art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego).
• Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki korzystania z Systemu niezgodnie z jego przeznaczeniem lub dokumentacją.

10. Dostępność usługi (SLA)

• Usługodawca dołoży starań, aby zapewnić dostępność Systemu na poziomie 99% w skali miesiąca kalendarzowego.
• Planowane przerwy serwisowe, w tym aktualizacje w oknie konserwacyjnym wybranym przez Klienta, nie są wliczane do czasu niedostępności.
• Klientowi nie przysługują żadne roszczenia finansowe z tytułu czasowej niedostępności Systemu.

11. Siła wyższa

Żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z niniejszego regulaminu, jeżeli jest ono następstwem okoliczności niezależnych od tej strony (siła wyższa), w szczególności: awarii sprzętu, przerw w dostawie energii elektrycznej, awarii sieci telekomunikacyjnych, cyberataków, klęsk żywiołowych, zmian w przepisach prawa lub decyzji organów państwowych.

12. Reklamacje

Reklamacje należy zgłaszać na adres support@prodq.app. Reklamacja zostanie rozpatrzona w ciągu 14 dni roboczych od daty otrzymania zgłoszenia. W przypadku awarii sprzętowej Usługodawca dostarcza urządzenie zastępcze w ciągu 5 dni roboczych.

13. Postanowienia końcowe

• Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu. O zmianach Klienci zostaną poinformowani drogą mailową z 14-dniowym wyprzedzeniem.
• W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
• Sądem właściwym do rozstrzygania sporów jest sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
• Regulamin wchodzi w życie z dniem opublikowania na stronie prodq.app.